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5 Etapas para elaborar um orçamento para o sector da Hotelaria & Restauração

22/07/2019
por José Ferreira

 Tal como o Governo de um país, um Hotel, Restaurante, Bar, Café ou Pastelaria necessita igualmente de elabora o seu orçamento, no caso do Governo é anual, mas nos estabelecimentos de hotelaria e restauração a periodicidade pode ser diferente. 

A elaboração do Orçamento passa por várias etapas, a saber:

Etapa 1 - Projeção de Resultados no período medido

Quando o Orçamento começa a ser desenhado, por norma pode faltar algum tempo para termos os resultados completos. Por consequente, é efetuada uma projeção, primeiramente por parte das vendas, dos comerciais e direção.

Com base na Projeção nas Vendas, é elaborada a Projeção de Custos.

Etapa 2 - Projeção de Receitas do período seguinte

A projeção de receitas é realizada também pelas mesmas pessoas que fizeram a projeção dos resultados.

O tipo de informação produzida para cada mês do ano é a seguinte, dependente do tipo de negócio:

  • Receita de Alojamentos por segmentos de mercado
  • Quartos vendidos por segmento de mercado
  • Número de Hóspedes
  • Receita de Comidas
  • Receita de Bebidas
  • Receita de outros Departamentos (máquinas de jogos)

 

Etapa 3 - Orçamento do Staff

Em função das taxas de ocupação previstas, das receitas projetadas, é elaborado o Orçamento com o pessoal que trabalha no estabelecimento, com a inclusão de todos os encargos inerentes, nomeadamente as remunerações, impostos e outros custos com o Pessoal.

Este Orçamento define valores:

  • Cada mês do ano
  • Por Estabelecimento
  • Por Departamento
  • Por função
  • Por empregado

 

Etapa 4 - Projeção dos Custos do ano seguinte

Uma parte dos custos operacionais, para além dos Custos com Pessoal, das duas grandes áreas do Hotel, Alojamentos e Comidas e Bebidas são estimados com base nas médias dos anos anteriores. As médias podem ser por cliente, ou por quarto ocupado.

É o caso das rubricas de consumíveis, tais como:

  • Amenities
  • Material de uso corrente
  • Material de escritório
  • Produtos de limpeza
  • Utensílios de limpeza
  • Material impresso

 

Outras Rubricas:

 - Para se determinar os custos a projetar as Loiças e Roupas, são realizados Inventários e definidos stocks mínimos

- As comissões, são calculadas em % da receita dos segmentos Web, TO's e Grupos

- Os uniformes, é também realizado Inventário e é considerado o número de funcionários por departamento, por forma a determinar as necessidades de compra

- Entretenimento, é compilado um programa de atividades mensal valorizado

 

Custos de Departamentos Gerais (dependente do tipo de negócio):

- Direção Geral, Financeira, Recursos Humanos, outras: custos variáveis - cálculo pela média dos anos anteriores e custos fixos - ver preços dos contratos

- Direção Comercial:  a partir do plano estratégico definido, com foco nos mercados a incidir, define-se o que se vai gastar com viagens, brochuras, feiras, etc

- Direção de Marketing e Comunicação: baseado no plano estratégico de cada hotel, é definido o que será necessário em termos de Marketing para atingir os objetivos traçados

- Direção de Manutenção: projetam-se os custos deste departamento tendo em conta as médias de consumos dos hóspedes, no levantamento das necessidades de conservação do hotel e os contratos em vigor (custos fixos).

- Energias: baseado nas médias de consumos, para hóspede ou cliente, e os preços previstos para o sector da eletricidade, gás, água e demais energias.

 

Etapa 5 - Discussão do Orçamento

A informação é compilada pela direção do estabelecimento.

Em reunião de Direção Operacional, Direção Financeira e Direção de Recursos Humanos são analisadas as seguintes variáveis:

- Rentabilidade de cada departamento

- Variação de cada rubrica por departamento

- Realização dos ajustes que se considerarem adequados de modo a que o crescimento de receitas e custos seja equilibrado

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